Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering maakt het mogelijk dat de doelstellingen van de gemeente Hilversum kunnen worden behaald. Essentieel hierbij is een goede borging in processen en adviezen in afstemming met vele disciplines en het goed equiperen van al onze medewerkers.

Sinds maart 2020 is de context waarbinnen de organisatie werkt totaal veranderd. Door de maatregelen die zijn getroffen om het corona-virus te beheersen, werkte een groot deel van de medewerkers thuis. Een ander deel was meer dan ooit nodig in de frontlinie. Binnen en buiten de organisatie is extra en ander werk verricht om op de effecten van het coronavirus te reageren. De organisatie is ingericht passend bij de anderhalvemetersamenleving. Nu komt de fase waarin het leereffect van het thuiswerken meegenomen kan worden in een nieuwe manier van werken, het hybride werken waarbij online werken een vast onderdeel wordt van het reguliere werk.

Daarnaast veranderen de maatschappelijke opgaven. Verduurzamen, klimaat-adaptatie, versnellen van woningbouw, vormgeven van de transformatie sociaal domein, bestrijden van ondermijnende criminaliteit, de digitalisering van de samenleving, het oplossen van bereikbaarheidsvraagstukken en het behouden van werkgelegenheid, het zijn de thema’s die spelen. Dat vraagt een organisatie die enerzijds de stabiele processen goed en eenvoudig kan inrichten en anderzijds een organisatie die zich kan aanpassen aan de veranderingen in de samenleving en daarover adequaat en integraal kan adviseren.
We komen voor steeds meer complexe opgaven te staan. Versterken van de samenwerking binnen de organisatie maar ook het verstevigen van de samenwerking met onze ketenpartners en het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden zijn nodig om de opgaven verder te brengen. Dat gebeurt op verschillende niveaus: lokaal, regionaal en landelijk. En op verschillende manieren; van gastheerschap tot kennisuitwisseling en gezamenlijk optrekken in het realiseren van draagvlak en positionering. Met al deze partners wordt geïnvesteerd in een structurele dialoog.

Het is de verwachting dat het lastig blijft om specialistische functies te werven. Dit vraagt specifieke aandacht van recruitment en van het management. Als werkgever hebben we graag een voorbeeldrol met betrekking tot het plaatsen van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Deze voorbeeldrol geldt ook voor duurzaamheid en circulariteit. De gemeente Hilversum wil deze voorbeeldfunctie naar burgers, bedrijven en instellingen in 2022 verder uitbouwen. Verderop in deze paragraaf wordt deze voorbeeldfunctie van de gemeente Hilversum in haar bedrijfsvoering nader toegelicht.

We hebben de paragraaf onderverdeeld in 5 inhoudelijke thema’s, t.w. 3.5.2 tot en met 3.5.6.
(3.5.2)   Netwerken
(3.5.3)   Voorbeeldfunctie
(3.5.4)   Aantrekkelijke werkgever
(3.5.5)   Digitale vaardigheid
(3.5.6)   Borgen

Uiteraard is ook de financiële kant vertegenwoordigd in deze paragraaf. Die wordt zichtbaar in:
(3.5.7)   Formatie
(3.5.8)   Personeelskosten
(3.5.9)   Kosten ingehuurd personeel
(3.5.10) Kosten van huisvesting en ICT
(3.5.11) Budgetten ten behoeve van de raad en de ondersteuning van de raad

Samenwerken in netwerken en met externe partners
G40
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken waar de leden van het netwerk voor staan. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries.
De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma met diverse themagroepen. Zowel collegeleden als ambtenaren participeren in de verschillende pijlers en een aantal themagroepen die aansluiten op hun portefeuille.
Daarnaast heeft het G40-stedennetwerk ook een belangrijke rol waar het gaat om kennisuitwisseling als belangenbehartiging met andere partijen, zoals de VNG, de G4, het IPO en Platform31. 

Metropoolregio Amsterdam (MRA)
De MRA is een samenwerkingsverband van 32 gemeenten, 2 provincies en 1 vervoerregio. De gemeente Hilversum neemt samen met de andere gemeenten van de regio Gooi en Vechtstreek deel aan een van de zeven deelregio’s van de MRA. De MRA is van meerwaarde voor de regio Gooi en Vechtstreek vanwege haar ligging tussen Amsterdam, Utrecht, Almere en Amersfoort. En de regio Gooi en Vechtstreek is van waarde voor de MRA vanwege de hoge landschappelijke kwaliteit, de doorsnijdende infrastructuur(wegen, spoor en water) en als woonwerkregio. Voor de regio Gooi en Vechtstreek is de MRA een logische schaal van samenwerking op ruimtelijk-economische opgaven en biedt het de mogelijkheid direct of indirect te kunnen lobbyen voor een sterke regio.
Voor het Rijk is de MRA een belangrijke gesprekspartner als het gaat om de invulling van de gebiedsprogramma’s als vertaling van de Nationale Omgevingsvisie. De belangen van het gebied en de verschillende deelregio’s worden op die manier via de Verstedelijkingsstrategie bij het Rijk ingebracht in het MIRT-overleg en het Bestuurlijk overleg Leefomgeving (BOL).
Tenslotte draagt de MRA-samenwerking bij aan het vrijmaken van rijks investeringen in de regio Gooi en Vechtstreek. Dit heeft geresulteerd in €7,5 miljoen aan OV-SAAL budget om het gebied rondom het spoor van Hilversum en Gooise Meren aan te pakken, alsmede een bijdrage bouwimpuls van € 6 miljoen voor het Stationsgebied in Hilversum.
De participanten in de MRA werken ook samen aan de uitdieping van het economisch profiel van de metropoolregio met aandacht voor onderscheidende economische thema’s in de deelregio’s. Voor onze deelregio zijn de onderscheidende economische thema’s media/IT, recreatiekansen evenals het thema ‘healthy urban living’. Er wordt ook gekeken naar de mogelijkheden om passend hoger onderwijs te realiseren.

Samenwerking binnen de regio Utrecht.
De samenwerking met de regio Utrecht wordt verder versterkt. Dit omdat diverse bovenregionale vraagstukken op het vlak van economie, arbeidsmarkt en mobiliteit ook bovenregionale oplossingen vragen. De verbondenheid met de Utrechtse economie en het schaalniveau en vraagstukken van steden als Amersfoort en (in mindere mate) Utrecht bieden goede mogelijkheden om kennis en ervaring te delen. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in het mede oprichten en aandeelhouder zijn van de medio 2020 opgerichte Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht. Deze organisatie heeft drie kerntaken: ondersteunen van bedrijven op het vlak van business development, trade & invest en kent een investeringsfonds. De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht, bestuurlijk betrokken bij de Human Capital Agenda Regio Utrecht en partner van de Data en Kennishub Gezond Stedelijk Leven, een samenwerkingsverband met o.a. het RIVM, de Universiteit van Utrecht, gemeente Amersfoort en de provincie Utrecht. In de inzet van Hilversum wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht.

Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG)
De VNG is de koepelorganisaties van de gemeenten in Nederland. De VNG ondersteunt de gemeenten bij de uitvoering van hun beleid. De vereniging informeert gemeenten over actuele ontwikkelingen. Ook beantwoordt de VNG via het Informatiecentrum vragen van leden en geeft hen advies. Vrijwel alle gemeenten, waaronder Hilversum, zijn lid. De VNG maakt ten behoeve van gemeenten concept verordeningen zoals de APV. Ook kunnen gemeenten via de VNG deelnemen aan gemeenschappelijke inkooptrajecten.
De VNG is met name ook een lobby organisatie richting het Rijk. De afgelopen jaren is via de VNG door het college van Hilversum vooral ingezet – en met succes- op het tekort aan middelen voor Jeugdzorg. Recentelijk is vanuit Hilversum ingezet op de lobby over de compensatie voor de kosten die gemeenten moeten maken voor de transitie naar een circulaire economie.

Samenwerking en gastheerschap in de bedrijfsvoering
De gemeente Hilversum werkt op een aantal onderwerpen samen met de regiogemeenten vanwege schaalvoordelen en kennisdeling. Verder wordt een aantal ondersteunende diensten verricht voor buurgemeenten Gooise Meren en Wijdemeren. Deze kostendekkende gastheerschappen op eerstelijns ICT-beheer, financiële-en salarisadministratie, belastingen en geo-informatie werken naar tevredenheid van de partners.

Bezwaarschriften en klachten
Als inwoners het niet eens zijn met het college of zich onheus bejegend voelen, kunnen zij een bezwaar of een klacht indienen. Het secretariaat voor de commissie bezwaarschriften zet in op oplossingsgericht werken. De doelstelling is om in minimaal de helft van het aantal bezwaarschriften een passende oplossing te vinden, zodat een formele, tijdrovende en langdurige procedure kan worden voorkomen. Dit vergt een manier van denken die oplossingsgericht, creatief en gericht op contact is. De secretarissen van de commissie en de klachtencoördinator zijn opgeleid tot mediator. Komend jaar wordt ingezet op het verder ontwikkelen van mediation (vaardigheden) binnen de organisatie.

Organisatieontwikkeling
Twee-benigheid, het hart van de organisatievisie, is het richtsnoer voor ons handelen. “Open en nieuwsgierig aan de ene kant, robuust en betrouwbaar aan de andere kant. We kiezen bewust voor de juiste rol in elke situatie en zijn realistisch in de afspraken die we maken. We verbinden ons met elkaar, met ons bestuur en met de wereld om ons heen.”
De focus ligt naast het groeien in twee-benigheid op het opgavegericht organiseren. Het organisatieprincipe scheiding van beleid en uitvoering werkt op sommige plekken in de organisatie niet effectief. Daar veranderen we dat, in lijn met de eerdere doorontwikkeling binnen de bedrijfsvoering. Samenwerking wordt zo versterkt, met een nieuwe clustering van teams en afdelingen als dat nodig is.

Inclusieve organisatie en social return on investment
Vanuit de Agenda Lokale Inclusie 2021-2023 werkt Hilversum verder aan een samenleving waaraan iedereen optimaal kan deelnemen, ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, gender, inkomen, talent en beperking. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor Hilversum als inclusieve werkgever, waar de samenwerking loopt met Diversiteit in Bedrijf, kenniscentrum van de Stichting van de Arbeid. Op dit moment werken 10 medewerkers (10,53 fte) vanuit de banenafspraak in Hilversum. Dat is een toename ten opzichte van voorgaande jaren, het streven is om de norm van 12,8 fte te halen. Ondanks de extra uitdaging door de impact van het coronavirus wordt steeds meer ervaring opgebouwd in het aantrekken en begeleiden van deze collega’s.
Veranderingen volgend op het wetsvoorstel “Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie” worden gevolgd.

Duurzaamheid en Circulair inkopen
In het coalitieakkoord 2018-2022 is vastgelegd dat de gemeente in 2022 een CO2-neutrale bedrijfsvoering heeft volgens de CO2 Prestatieladder (niveau 3). De gemeentelijke organisatie gebruikt voor de eigen huisvesting vijf gebouwen, waarvan er vier in eigendom zijn en één gebouw gehuurd wordt.

Het uitgangspunt is dat de gebouwen minimaal voldoen aan de normen en wetgeving voor Arbo, gezonde kantoren klasse C (binnenklimaat), energiereductie en het energielabel voor 2023 (label C) en 2030 (label A) uitgezonderd de gebouwen met een monumenten status.  
Zo wordt in 2022 aan dit streven gewerkt door onder andere:

• Invulling te geven aan het raadsbesluit van januari 2020 voor het Raadhuis voor 2022 en Gemeentewerf.
• Energiebesparing door onder andere het toepassen van isolatie en energiezuinige verlichting.
• De resterende benodigde energie duurzaam in te kopen.
• Waar elektrificatie van het wagenpark niet kan, het onderzoeken van andere mogelijkheden op de Loswal.
• Circulaire inkoop van Warme en koude drankenvoorziening en Safety en Security diensten en Cateringdienstverlening.
• Leveranciers te betrekken bij de duurzame bedrijfsvoering door actieve samenwerking en het stellen van duurzaamheidseisen bij aanbestedingen.

Circulair inkopen is een vorm van duurzaam inkopen waarbij wordt gekeken naar de hele keten en verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan. Bij circulair inkopen wordt de herbruikbaarheid van producten en materialen gemaximaliseerd en waarde vernietiging geminimaliseerd. In het verlengde van de ambities uit het coalitieakkoord 2018-2022 heeft de gemeente Hilversum zich geconformeerd aan de Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap van de Metropoolregio Amsterdam (MRA), een methodiek die helpt ambities op het gebied van circulaire inkoop te realiseren.
De verwachting is op dit moment dat de doelstellingen in het coalitieakkoord en de programmabegroting voor 2022 gerealiseerd kunnen worden.

Vastgoed
Eind 2019 heeft uw raad de Nota Grond- en Vastgoedbeleid 2020 – 2023 vastgesteld. Aan de hand van de beslisboom is in 2020 besloten over het af te stoten vastgoed. In 2022 en verder worden de verkopen voortgezet. Het afstoten van vastgoed heeft een (positief) financieel effect, omdat de kosten van het onderhoud van de te verkopen objecten dan niet meer ten laste van het beschikbaar gestelde exploitatiebudget komt. Eind 2020 is aan uw raad het geactualiseerde Meerjarig Onderhouds Plan Vastgoed (MOP) aangeboden. Vanaf  2021 en verder wordt het gemeentelijk vastgoed onderhouden overeenkomstig dit MOP.

Aantrekkelijk werkgeverschap en arbeidsmarkt
Ook voor Hilversum zijn de effecten van een krapper wordende arbeidsmarkt zichtbaar. Het aantal vacatures op jaarbasis ligt tussen de 100 en 120. Dat vraagt inspanning van recruitment en van het management. Over de hele linie lukt het redelijk de vacatures te vervullen, voor specifieke segmenten (o.a. ruimtelijke ordening en milieu, ICT, financiën en welzijn/jeugd) wordt meer creativiteit gevraagd en moeten er soms concessies aan de eisen worden gedaan. Voor de moeilijk vervulbare functies wordt noodzakelijkerwijs een beroep gedaan op tijdelijke inhuur om de continuïteit te waarborgen. Focus in de arbeidsmarktcommunicatie zal liggen op de aantrekkelijkheid van de gemeente Hilversum als middelgrote gemeente waar veel interessante opgaven voorliggen op onder andere het gebied van stadsontwikkeling, mobiliteit en data-gestuurd werken.

Tijd en plaats onafhankelijk werken
De ontwikkeling naar hybride werken zal worden voortgezet. Van grotendeels gedwongen thuiswerken- vanwege de coronapandemie - voor de werkzaamheden waarbij dat kon, wordt de slag gemaakt naar deels thuiswerken als vast onderdeel van het reguliere werk. Uiteraard op vrijwillige basis en voor die functiegroepen waarbij dat kan. Sommige werkzaamheden vinden buiten plaats, in fysiek contact met inwoners of in samenwerking met collega’s op locatie.
Dit heeft gevolgen voor de apparatuur die nodig is voor de medewerkers, deze moet veilig en passend zijn bij werken vanuit huis en kantoor. In 2022 zal de 2^e tranche laptops worden uitgerold. Iedereen beschikt inmiddels over een mobiele telefoon van de werkgever.
Op cao-niveau vinden onderhandelingen plaats over thuiswerkvergoedingen. Op dit moment is het nog onduidelijk wat de hoogte hiervan wordt, wel is duidelijk dat Hilversum als werkgever hier een bijdrage aan moet leveren.
Investeren in de ontwikkeling van medewerkers en management is van groot belang. Individuele opleidingen, concernbrede opleidingen en managementontwikkeling dragen hieraan bij. Net als het leren van de ervaring in de praktijk en het reflecteren hierop. Via de Hilversum Academie wordt een flink aanbod gedaan aan medewerkers, met verplichte onderdelen daar waar het gaat om het inwerken als nieuwe collega en omgaan met privacy voor iedereen.
Naast de professionele ontwikkeling, op individueel en teamniveau, blijft Hilversum ook investeren in de vitaliteit van medewerkers. Medewerkers worden hoe dan ook geïnspireerd om meer te bewegen en aan hun gezondheid te werken. Roken is inmiddels niet meer toegestaan in en om de kantoren.
Met behulp van de aanpak voor strategische personeelsplanning wordt binnen de afdelingen vooruit gekeken naar welke ontwikkelingen er nodig zijn om het werk en de opgaven die voor liggen op de beste wijze te kunnen doen.

Inhuur
In de Personeelsmonitor 2020 van A&O fonds Gemeenten is zichtbaar dat gemeenten rond de 18% van de loonsom aan externe inhuur besteden. Dat betreft alle inhuur: inhuur op het formatiebudget en inhuur op de taakvelden. Deze uitkomsten zijn de afgelopen jaren redelijk stabiel gebleven. De sturing vindt plaats door elke keer een bewuste afweging te maken of de inhuur noodzakelijk is en niet anders kan worden opgelost. Bij onderdeel 3.5.9 wordt een uitgebreidere toelichting m.b.t. de inhuur gegeven.

I-visie
De I-visie is in 2020 vastgesteld om richting te geven aan de informatiehuishouding van de gemeente en de bijbehorende ICT-oplossingen. De gemeente conformeert zich zoveel mogelijk aan de landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG, waaronder Samen Organiseren en Common Ground.

 Met de I-visie is het doel dat:

• De dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en bezoekers van Hilversum centraal staat in de informatievoorziening.
• Ontwikkelingen in de markt op gebied van digitale serviceverlening worden gevolgd en een inspiratiebron zijn.
• Digitale dienstverlening (e-Diensten en portals) de producten en diensten ondersteunt die de gemeente levert.
• De informatievoorziening de organisatie faciliteert en ondersteunt in haar informatiebehoefte.
• De informatievoorziening modern, wendbaar en solide is, gebaseerd op architectuur en standaardisatie.
  

Vanuit de I-visie zijn in het projectportfolio voor 2022 investeringen in deze begroting opgenomen.

Vervanging kernapplicaties
De afgelopen jaren zijn veel aanbestedingen gedaan en nieuwe kernapplicaties geïmplementeerd. De burgerzaken applicatie is volledig geïmplementeerd. De personeelsmanagement applicatie is grotendeels afgerond en het zaaksysteem wordt in 2021 afgerond. Daar waar mogelijk wordt vereenvoudiging en verbetering doorgevoerd. Dit jaar volgt nog een aantal aanbestedingen. Van de aanbestedingen die in 2021 gestart zijn, lopen de implementaties door in 2022. Denk hierbij aan specifieke applicaties binnen het Sociaal Domein en de financiële applicatie.
In de softwaremarkt worden steeds meer applicaties als SaaS (Software as a Service) aangeboden, waarbij de applicatie draait bij de leverancier en de kosten in een abonnementsvorm worden afgerekend. We investeren daarom niet meer in software en dit heeft vanaf 2023 gevolgen voor de manier waarop deze kosten in de begroting worden opgenomen. De situatie waarbij de software niet meer bij de gemeente draait zorgt voor een andere vorm van aansturing van de leveranciers, waarbij het voeren van regie steeds belangrijker wordt. We vragen hierdoor andere vaardigheden van ons personeel en in de huidige arbeidsmarkt blijft het uitdagend om goed geschoold personeel te vinden.

Bedrijfsmiddelen
In 2021 zijn de mobiele telefoons uitgeleverd. Komend jaar worden er laptops uitgeleverd voor de medewerkers om hybride werken beter mogelijk te maken. Dit is door de pandemie in een stroomversnelling gekomen.

Data gestuurd werken
Een data gedreven organisatie vraagt van onze organisatie wendbaarheid, inzicht in onze processen en standaardisatie (centrale datastrategie). Data gestuurd werken vraagt om oefenen en om stapsgewijs te bouwen aan de basis zoals werkwijzen, architectuur en toegang. Er worden inspiratiesessies georganiseerd om bruikbare ideeën op te doen en er wordt geëxperimenteerd met dashboards. Vanuit de Smart City-ontwikkeling wordt informatie steeds meer bij elkaar gebracht op één platform. De open databeweging krijgt meer vorm en inhoud. Hierop kunnen innovatieve oplossingen aansluiten. Waarborgen op het gebied van privacy en informatiebeveiliging zijn hierbij essentieel.

Privacy en informatiebeveiliging
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente Hilversum voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en vertrouwen in informatie (privacy en controleerbaarheid) zijn van groot belang. Inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers van onze organisatie verwachten betrouwbare informatie. Informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan centraal. In 2020 is het hernieuwd Privacy beleid vastgesteld. Tevens is het Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid 2020 -2024 vastgesteld. De kern is het borgen van de verantwoordelijkheid van de organisatie. In 2020 is gestart met een traject voor bewustwording over de risico's en oplossingen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Dit betreft een meerjarig leertraject dat doorloopt in 2021 en 2022. Extra aandacht is in 2021 ten aanzien van de invulling van specialistische juridische ondersteuning op het gebied van de AVG.

Informatie is ook onderdeel van de samenwerking met de buitenwereld. Data en applicaties van de gemeente staan steeds vaker in de Cloud. De informatiebeveiliging conform de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) vormt hierin de basis. Het netwerk van de gemeente is hierin vaak de verbindende schakel met andere partijen. Hierbij investeren we in de samenwerking met het ‘common ground’-programma van de VNG. Dit programma richt zich op het ontwikkelen van een eenduidige ICT-infrastructuur voor gemeenten die voldoet aan de vereisten uit AVG en BIO. Hilversum is reeds enkele jaren bezig met het verbeteren en compliant worden op het gebied van informatiebeveiliging en AVG. Vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is er tweeëneenhalf jaar geleden 1 FTE privacy officer aangenomen. Voor de informatiebeveiliging is er een ½ FTE CISO (Chief Security Officer) aangesteld die voornamelijk beleidsmatig bezig is. De operationele zaken rond informatiebeveiliging zijn (nog) niet afdoende geborgd. Met name operationele taken rond verwerken en tijdig voorkomen van data lekken, informatie beveiligingsincidenten, IBD-Alerts (Informatie Beveiligingsdienst van de rijksoverheid) en de Ensia Audit. Ook loopt er inmiddels een BIO-Control cyclus voor het compliant maken van het concern met de BIO 2020 (Baseline Informatie beveiliging overheid).

Het rekenkamer onderzoek naar AVG en informatiebeveiliging heeft aangetoond dat we voldoende in control zijn en de komende jaren verder de processen rondom IB en AVG kunnen versterken.

Informatiebeheer
Vanuit de Archiefwet is de taak om de gemeentelijke informatie goed en toegankelijk op orde te hebben, en dat blijft mensenwerk. Om hieraan te voldoen wordt ingezet op de organisatorische borging van informatie. Informatiebeheer wordt nadrukkelijk onderdeel van 'basis op orde', waarbij inzicht in registratie en kwaliteitscontrole achteraf geborgd worden.
Ook vanuit de ambitie om data gedreven te werken, is de betrouwbaarheid van data een randvoorwaarde. Over het informatiebeheer wordt jaarlijks gerapporteerd door de archiefinspecteur. De resultaten gaven afgelopen jaren aanleiding tot het verbeteren van het controleproces voor informatiekwaliteit. Via interbestuurlijk toezicht ziet de provincie toe op de uitwerking en uitvoering hiervan. Begeleid door de projectorganisatie en met aanzienlijke inspanning van alle teams is in het oude zaaksysteem een opschoningsslag gemaakt in het afronden en archiveren van oude informatie. Alle oude informatie blijft hierdoor terugvindbaar, maar alleen actuele zaken zijn meegegaan naar het nieuwe zaaksysteem om daar verder behandeld te worden.

Interne beheersing
Het proces van interne beheersing begint met inzicht om met elkaar te komen tot continue verbeteringen. Naast de toenemende regeldruk zijn ook andere thema’s op het toneel verschenen zoals privacybescherming en informatiebeveiliging. Deze zijn ook essentieel voor de mate van interne beheersing. Deze ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat risicomanagement en compliance op zichzelf staande doelen zijn geworden in plaats van activiteiten die gerelateerd zijn aan primaire doelstellingen.

In 2020 is het fundament gelegd voor een duidelijke rolverdeling tussen de lijn-, de control- en audit organisatie. Deze verdeling heet ook wel de three lines of defence (3LOD). De eerste verdedigingslijn is nadrukkelijk ingebed in de operationele bedrijfsprocessen en de leidinggevenden zijn hiervoor als eigenaar verantwoordelijk. De tweede verdedigingslinie is voornamelijk een staffunctie ten dienste van de eerste lijn, heeft een adviserende en monitorende rol op de risicoprofielen van bedrijfsprocessen en vervult hiermee de rol van poortwachter. De derde verdedigingslinie heeft een controlerende functie gericht op het toetsen van de effectiviteit van de eerste en tweede verdedigingslinie. Een effectief beheersingsmodel gebaseerd op 3LOD vereist visie, ambitie en onderlinge afstemming. Een eerste stap hiervoor is het opstellen van een visiedocument integrale interne beheersing uitmondend in beleid. De scope van dit beleid behelst alle thema’s die de gemeente wenst te beheersen zoals privacybescherming, informatiebeveiliging en rechtmatigheid. Met instrumenten als het Algemeen Controle Plan, de visiedocumenten en strategie ontwikkeling ligt de verantwoordelijkheid voor beleid en bedrijfsvoering nadrukkelijker bij het management met duidelijke verantwoordingslijnen naar concerndirectie en college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022 is de eerste stap in de ontwikkeling naar een control statement over beleid en bedrijfsvoering. Dit is een jaar later dan de beoogde invoering van 2021.
Ter voorbereiding op de verplichte expliciete rechtmatigheidsverantwoording is er in 2020 een plan uitgewerkt om over 2020 en 2021 te komen tot een in control statement over de financiële rechtmatigheid. De komende jaren breiden we de reikwijdte van het in control statement uit tot sprake is van een integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing en beheersing.

Het borgen van de kwaliteit van sturing en beheersing in de organisatie vraagt ook om (door)ontwikkeling van de control- en auditfunctie tot een volwaardige professionele functie die voldoet aan de geldende standaarden. Met deze (door)ontwikkeling én de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording / het in control statement neemt de afhankelijkheid van de externe accountant verder af. De auditfunctie beoordeelt jaarlijks, op basis van een door het college vast te stellen auditplan, de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie en rapporteert de bevindingen met een interne management letter aan directie en college.

In 2022:

• Het college geeft een in control statement af over de financiële rechtmatigheid. Deze komt in de jaarrekening 2022;
• De accountant beoordeelt dit in control statement en rapporteert hierover aan de gemeenteraad in het jaarlijkse accountantsverslag;
• Daarnaast verstrekt de accountant een controleverklaring over 2022. Dit gaat over de getrouwheid met hantering van de toleranties zoals vastgelegd in het controleprotocol van de raad.

De accountant maakt bij de controlewerkzaamheden over 2022 zoveel mogelijk gebruik van de interne financial audits op de belangrijkste financiële processen. En voert de controlewerkzaamheden uit volgens het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader

Afgerond op hele fte’s. Bedragen in duizendtallen.

Toelichting
Ref. 1: De toename van 10 fte komt voort uit extra formatiebudget dat in de begroting 2021 was toegekend maar nog niet vertaald in formatie van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting 2021. Tevens vindt er bij de begroting 2022 een formatie-uitbreiding plaats van 7 fte.

Ref. 2: Het college heeft een toegestane formatie van 6,6 fte vanaf de begroting 2021.

Bedragen in duizenden euro's.

Toelichting
Ref. 1: De regel ‘Organisatie o.l.v. gemeentesecretaris’ geeft een samenvatting van de zogeheten ‘hulpkostenplaats’ voor de kosten van het ambtelijk apparaat, ook wel ‘formatiebudget’ genoemd. Hier worden de kosten en opbrengsten van het vaste ambtelijke personeel gebudgetteerd en geboekt. Het BBV vereist dat alle lasten en baten, dus ook die van het personeel, worden begroot en verantwoord op de taakvelden. Alle hier weergegeven begrote kosten zijn dus ook meegenomen in de taakvelden. De begrote kosten van het ambtelijk apparaat worden middels een verdeelsleutel over de taakvelden verdeeld. Ook de werkelijk gemaakte kosten worden over de taakvelden verdeeld. Als gevolg hiervan kan de verklaring van het jaarrekeningresultaat van de gemeente deels liggen in het (door geboekte) overschot of tekort van de hulpkostenplaats.
Ten behoeve van de financiële sturing door de raad behandelen wij de hulpkostenplaats als één budget. We melden dus afwijkingen over het totale formatiebudget, niet over afzonderlijke team- of afdelingsbudgetten.

De inhuurkosten (€ 208.000) betreffen alleen de inhuurkosten die zijn begroot op de hulpkostenplaats. Er is ook inhuur direct op de taakvelden begroot. Zie bij 3.5.9, 'Kosten ingehuurd personeel'.

De baten (€ 418.000) zijn inkomsten die we verwachten uit detachering (tijdelijke uitleen van medewerkers aan andere organisaties) en dienstverleningsovereenkomsten (ICT-dienstverlening aan Gooise Meren, gastheerschappen voor Wijdemeren, uitvoering BBZ voor regiogemeenten).

Ref. 2: Het bedrag van € 306.000 (4e kolom) betreft kosten t.b.v. voormalige wethouders o.a. wachtgelden en t.b.v. de pensioenvoorziening.

Bedragen in duizenden. Loonsom = € 58.444

Algemene toelichting
In deze tabel ziet de u de kosten van het inhuren van personeel, voor zover daar bij het maken van de begroting al aparte budgetten voor zijn aangemaakt. We vermelden deze cijfers omdat we gedurende het begrotingsjaar 2022 en in de jaarstukken 2022 verantwoording afleggen over de werkelijk gemaakte inhuurkosten, en het BBV voorschrijft: ‘rekening volgt begroting’. Op begrotingsbasis zeggen de cijfers echter weinig; ze zijn geen goede voorspeller van de werkelijk te verwachten kosten van inhuur. We kunnen er van uitgaan dat de inhuurkosten in de realisatie veel hoger zullen zijn dan de hierboven aangegeven cijfers. Dit impliceert niet dat de inhuur ook tot overschrijdingen zal leiden. Het uitgangspunt is en blijft dat er alleen wordt ingehuurd als er voldoende budget is – zij het inhuurbudget, salarisbudget of materieel budget.

Toelichting bij de referenties
Ref. 1. Bovenop de salarislasten is in het formatiebudget voor € 248.000 aan inhuurkosten geraamd. De werkelijke inhuurkosten op het formatiebudget zullen niet alleen uit deze vooraf begrote inhuurkosten bestaan, maar ook uit de kosten van het tijdelijk met inhuur bezetten van moeilijk vervulbare vacatures, het inhuren van medewerkers in het kader van een proefperiode in aanloop naar een vast contract, en inhuur om langdurig zieke medewerkers te vervangen.

Ref. 2. In de begroting is direct op de taakvelden voor € 1,0 miljoen aan inhuurkosten geraamd. In de loop van het begrotingsjaar zullen hier inhuurkosten bijkomen die worden bekostigd uit budgetten die nu nog als ‘materieel budget’ gelabeld staan. Deze zijn nog niet als ‘inhuur’ gelabeld, omdat nu nog niet vaststaat welk deel zal worden besteed aan inhuur, welk deel aan advieskosten, en welk deel aan ander uitbesteed werk.

Bedragen in duizenden euro's

Toelichting referenties:

Ref. 1. De huisvestingskosten betreffen de kosten van de panden die de gemeente gebruikt voor de  eigen bedrijfsvoering: Raadhuis, Stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21, Gemeentewerf en Wilhelminastraat. De kosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente). De andere helft bestaat uit de huur van het pand aan de Wilhelminastraat, onderhouds- en energiekosten, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen. De stijging ten opzichte van 2021 wordt veroorzaakt door het ramen van lasten voor verduurzaming (afkoop CO2 en inkoop biogas) en de jaarlijkse fluctuaties van de kapitaallasten.

Ref 2. De ICT-lasten bestaan uit personeelskosten, kapitaallasten (afschrijving en rente) en materiële lasten (hardwarekosten die niet geactiveerd worden, licentie- en onderhoudskosten).

In dit overzicht ziet u de kosten van de raad en de ondersteuning van de raad. De kosten van de griffie betreffen zowel de personeelslasten van de griffie als het materiële budget van de griffie. De kosten van de rekenkamer betreffen zowel de personeelslasten als het onderzoeksbudget.
De post overige kosten raad en raadsondersteuning ad. € 165.000 is inclusief incidenteel voor 2022 t.b.v. mobile devices ad. € 45.000 en promotie verkiezingen 2022 ad. € 25.000